聚會主持工作的要點

聚會主持的主要工作是落實議程、控制時間、掌握會場等三項工作。處理

這三項工作是否得力,是檢驗一名會議主持人是否稱職的標(biāo)準(zhǔn)。

聚會主持人要做好落實議程的工作。議程,是聚會議程的簡稱。它指

聚會具體進(jìn)行時所應(yīng)遵循的既定的先后順序。凡屬較為正式的集會,其議

程大都在事先進(jìn)行過認(rèn)真的討論和擬定。聚會主持人作為會議的現(xiàn)場指揮

者和掌握者,要使既定的會議議程得以落實,重點是要做好兩點

悉議程,要使議程得以落實,主持人就必須熟悉議程。只有熟悉了會議議

程,才能在會議進(jìn)行時熟練地駕馭會議,并且沉著妥善地應(yīng)付一切難以想

象的突發(fā)性問題。

般來說,聚會的議程和正式會議一樣,包括:主持人宣布正式開會;

由專人作主旨報告;對主旨報告進(jìn)行分組討論,或者進(jìn)行大會發(fā)言、討論

進(jìn)行總結(jié),達(dá)成共識,或者通過相應(yīng)的會議決議,宣布散會。較為正式的會

議議程都不外乎以上四點,基本框架一般不會變動,但在具體環(huán)節(jié)上,卻是

可以隨機(jī)調(diào)整的。要做好這一點,主持人就要靠經(jīng)驗和應(yīng)變能力行事。

落實議程的第二點是執(zhí)行議程。在一般情況下,聚會的主持人作為會議

的工作人員,不能隨意變更聚會的議程,尤其是其中的主要議程。不論遇到

了什么情況,主持者都必須想方設(shè)法履行自己的職責(zé),以確保聚會按照既定

方針進(jìn)行,兌現(xiàn)各項議程,完成預(yù)期的任務(wù)。執(zhí)行會議議程,是聚會主持人

的必盡的職責(zé)。主持人不能對聚會的議程進(jìn)行全面的調(diào)整,或是對其進(jìn)行增減。倘若遇到

了特殊的情況,比如,發(fā)言人缺席,發(fā)言時間不夠用,聽眾意見較大等,當(dāng)

主持人認(rèn)為確有必要對議程進(jìn)行臨時調(diào)整時,最好及時征求聚會或主辦方的

意見,不到萬不得已,不能自作主張,或擅自離席。這是聚會對于主持人的

要求

聚會主持人要做好控制會議時間的工作。一次聚會的成敗與時間的長短

有很大意義,聚會何時舉行、舉行多久,都是需要聚會的組織者進(jìn)行認(rèn)真考

慮的。對主持者來說,控制會議時間是他在主持時要做的主要工作。

聚會主持與其他會議主持一樣,都要公開宣布起止時間。這一時間的確

定,是經(jīng)過組織者借鑒各種會議或是認(rèn)真考慮后才制訂的,全部與會者及會

議工作人員都要遵守。嚴(yán)守會議的起止時間,是會議主持人必須遵守,并且

切實把握的。

主持人不僅要遵守會議的起止時間,對與會者發(fā)言的具體時間也要有明

確的限制。從一定意義上講,限制發(fā)言時間是防止會議拖延時間的良方之

。在擬定會議議程時,即應(yīng)對每位發(fā)言人的發(fā)言時間有所限定,并一律通

知其本人。主持人在主持會議時在這方面要做的工作,一是在發(fā)言人發(fā)言之

前最好再次關(guān)照一下其限定的時間長度,二是可用技術(shù)性手段,例如時間一

到,鈴響提示,在現(xiàn)場限制時間。但是,在主持聚會過程中,主持人限制發(fā)

言時間,不可手法粗暴,態(tài)度惡劣,不要當(dāng)眾口頭打斷他人的發(fā)言,令其難

于下臺。

聚會主持人要安排好休息時間。倘若聚會舉行時間較長,一般應(yīng)當(dāng)在其間

安排一定的休息時間,以供與會者略微休息,活動手腳,處理私事。如果事

先未定會議要開多長時間,而在舉行過程中已經(jīng)超過了1個小時,并且尚末

告終,則主持人應(yīng)主動建議進(jìn)行一次必要的會間休息。在進(jìn)行會間休息前,

須明確休息時間的具體長度,以便與會者能夠準(zhǔn)時返回會場。這三點是很重

要的,稍有不慎,都會使會議的進(jìn)行受到不良影響。聚會主持人要做好掌握會場的工作。在集會進(jìn)行期間,主持人掌握會場

的能力大小,往往會影響到會議的成敗。在掌握會場時,主持者最重要的是

要注意少講多看和調(diào)節(jié)氣氛。

聚會主持人要少講多看。主持人要明白自己的身份,清楚自己在聚會中

的主要任務(wù)是主持會議,而不是主要的報告人或發(fā)言人,一定要注意恪守本

分,不搶風(fēng)頭,尤其是不要在主持會議的過程中夸夸其談,離題萬里。

會議主持不像娛樂性主持人那樣活潑,可以即興演說,夸夸其談。聚

會主持人所要做的,基本上是“照本宣科”,使既定的會議議程得以貫徹

因此,應(yīng)當(dāng)做到多看多聽,認(rèn)真觀察會議的進(jìn)行情況和現(xiàn)場與會者的情緒

與反應(yīng),以便防微杜漸,盡可能地不出問題,少出問題,并且及時地發(fā)現(xiàn)

問題,解決問題。聚會主持人要調(diào)節(jié)好會場氣氛。主持人在集會舉行時僅

僅多聽多看還是不夠的,必須變被動為主動,采取必要的措施,把現(xiàn)場的

氣氛調(diào)節(jié)好。